Il Sistema Informatico dell’Archivio di Stato di Firenze (Guida on-line) è un progetto in corso, che viene costantemente aggiornato ed arricchito di nuove descrizioni di complessi archivistici, di enti, persone, famiglie, contesti politico-istituzionali ecc. Vengono pubblicate solo le schede che hanno raggiunto un livello di elaborazione giudicato soddisfacente. Altre se ne aggiungeranno man mano che saranno completate. Sono attualmente pressoché completate le descrizioni di tutti i fondi della Repubblica fiorentina, di gran parte di quelli del Principato mediceo, di un buon numero di fondi postunitari, nonché di fondi di famiglia e di persona, del Notarile e delle corporazioni religiose soppresse. Anche l'interfaccia di presentazione potrà subire in futuro qualche aggiustamento e miglioramento.
Il Sistema Informatico dell’Archivio di Stato di Firenze ha come base di partenza la banca dati costituita a seguito del progetto “Anagrafe informatizzata degli archivi italiani”, un progetto che mirava a realizzare una imponente schedatura informatica del patrimonio documentario vigilato dalle soprintendenze archivistiche o conservato in alcuni dei principali Archivi di Stato Italiani. L’obiettivo di recuperare le informazioni confluite nella banca dati prodotta da Anagrafe e di renderle fruibili al pubblico si poteva realizzare solo grazie a due passaggi fondamentali: da un lato la migrazione dei dati all’interno di un nuovo e più aggiornato ambiente software che ne garantisse la piena disponibilità e dall’altro una riconfigurazione del modello di rappresentazione della realtà archivistica, che tenesse conto delle riflessioni scaturite nel corso degli anni Novanta dalla messa a punto degli standard di descrizione internazionali, ISAD (G) e ISAAR (CPF). La possibilità di avviare un percorso che permettesse di perseguire questi obiettivi, si è dischiusa positivamente con la stipula nel 1998 di una convenzione di ricerca fra l’Archivio di Stato di Firenze e il Centro di Ricerche Informatiche per i Beni Culturali della Scuola Normale Superiore di Pisa. Questa convenzione portò alla realizzazione di un nuovo applicativo, sviluppato con il software di Data Base Management System, Oracle 8i, il quale presentava una organizzazione concettuale dei dati rinnovata rispetto a quella del data base di Anagrafe, nonché la presenza di una gamma più ampia di informazioni, fra le quali una più accurata ed approfondita descrizione degli strumenti di ricerca, sia correnti che storici, con la quale ci si proponeva di mettere a frutto il censimento condotto in anni precedenti e confluito in una banca dati CDS-ISIS. Una volta migrati i dati da Anagrafe e dalla banca dati ISIS degli strumenti di ricerca nel nuovo ambiente software, si è dato avvio al processo di revisione del contenuto delle descrizioni importate e, soprattutto, alla loro integrazione con quelle informazioni che non erano state previste nel vecchio tracciato di Anagrafe. Nel corso di questa prima esperienza di lavoro gli obiettivi e le idee si sono ulteriormente affinati così come sono emerse necessità nuove, che hanno spinto alla realizzazione di una seconda versione del data base Oracle, che ha permesso di perfezionare e di arricchire modello dei dati e tracciati record. Questo nuovo applicativo si basa interamente su tecnologie web, anche in sede di immissione dei dati, facendo largo uso dei più aggiornati linguaggi e strumenti di programmazione (a cominciare da XML). Contestualmente al rilascio di questa nuova release del data base ed alla importazione dei dati dalla precedente versione, è stata messa a punto una prima versione dell’interfaccia web di consultazione, che ha permesso di mettere a disposizione del pubblico nel sito dell’Archivio la Guida online, per quella parte di descrizioni che è stata corretta, aggiornata e integrata.
