Come funziona il SAN

Il Catalogo delle risorse archivistiche del SAN delinea una mappa generale del patrimonio archivistico nazionale in grado di fornire un primo orientamento ai ricercatori e di indirizzarli verso risorse informative più dettagliate presenti nei sistemi aderenti. Esso contiene schede, importate da questi sistemi, relative a soggetti conservatori, soggetti produttori, fondi o complessi archivistici, strumenti di ricerca. Ogni descrizione importata è anche contestualizzata o storicizzata con un collegamento ad una scheda che dà conto del sistema che l'ha esportata nel SAN.

La funzione di raccordo tra i vari sistemi informativi aderenti al SAN è resa possibile dal fatto che i sistemi sviluppati in Italia negli ultimi anni condividono il medesimo modello concettuale e un comune riferimento agli standard di descrizione internazionali sviluppati dal Consiglio internazionale degli archivi.

I tracciati di scambio, destinati a produrre file XML che contengono i dati da esportare, sono basati sugli standard internazionali di formato più diffusi in ambito archivistico: Encoded Archival Description - EAD (descrizioni dei complessi archivistici); Encoded Archival Context (soggetti produttori). Tali tracciati costituiscono nel loro insieme lo standard CAT-SAN.

Il caricamento dei dati avviene prevalentemente tramite il protocollo Open Archives Initiatives Protocol for Metadata Harvesting - OAI-PMH, oppure attraverso il caricamento di file XML forniti dai sistemi aderenti. L’import/export di risorse archivistiche consente di caricare nel Catalogo i flussi basati sugli standard SAN ricevuti dai sistemi federati e di effettuare esportazioni delle risorse archivistiche presenti in SAN, nel formato CAT-SAN.

I documenti digitali, cui si accede nel SAN, sono corredati di metadati descrittivi e gestionali codificati in un apposito formato basato sul Metadata Encoding and Transmission Standard (METS). Questo set di metadati è applicato sia agli oggetti che sono residenti in un sistema esterno, al quale il SAN si limita a rinviare, che a quelli che vengono immagazzinati in SAN. La sezione descrittiva dello standard METS-SAN  utilizza un insieme di elementi descrittivi essenziali codificati secondo lo standard EAD.

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Per approfondire e scaricare gli schemi da utilizzare, visita la pagina Gestione documentale e archivi storici del sito dell'ICAR.