Lo strumento di ricerca è stato redatto da Lorenzo Leoni e rifatto ed ampliato successivamente da Giulio Pensi.
Lo strumento di ricerca è un elenco di consistenza che descrive, con criterio topografico, unità archivistiche e documentarie.
E' suddiviso in cinque parti: Archivio antico del Comune, Archivio priorale, Archivio del concittadino canonico don Pirro priore Alvi, Doni, Materiale acquistato.
