Lo strumento di ricerca è costituito da due inventari, il primo redatto da Giustiniano Degli Azzi nel 1904, che comprende 4 sezioni, Bufalini, Centofiorni, Patrimonio Vitelli, Varietà, una filza relativa alla contea di San Giustino ed un fondo diplomatico. Tale inventario venne redatto su richiesta della marchesa Giulia del Beccuto, moglie di Giulio V Bufalini, la quale sentiva l'esigenza di veder riconosciuto ufficialmente dalla Consulta araldica il grado nobiliare della propria famiglia. La necessità di sistemare l'archivio fu quindi essenzialmente di natura pratica e ciò probabilmente portò Degli Azzi ad utilizzare criteri soggettivi e arbitrari per il riordino ed inventariazione dei documenti, senza ricostruire l'ordine originario della documentazione. Il secondo inventario, redatto nel 2001 da Enrico Mercanti e Laura Giangamboni, riguarda le carte prevalentemente di natura amministrativa non prese in considerazione da Degli Azzi. Al momento della sua redazione è stato rivisto ed aggiornato l'inventario del 1904, considerando come fondi aggregati gli archivi dei Centofiorni e dei Vitelli. In tale occasione non è stato possibile attribuire le pergamene del fondo diplomatico ai singoli soggetti produttori, in quanto Degli Azzi le aveva schedate tutte insieme. Lo strumento di ricerca è corredato anche del catalogo della biblioteca Bufalini.
Gli aggiornamenti fatti all'inventario di Degli Azzi sono in grassetto. Descrizione delle nuove unità archivistiche inventariate.
