Il Sistema Informativo degli Archivi di Stato, sviluppato e coordinato dall’Istituto Centrale per gli Archivi, è lo strumento informatico utilizzato per la tutela e la valorizzazione dell’immenso e prezioso patrimonio documentario conservato negli Archivi di Stato.
Si basa su un’architettura interamente distribuita e con una struttura modulare, così da permettere ad ogni Archivio di Stato, per quanto piccolo, di dotarsi di un sistema informativo completo e indipendente, completo di un software per l’immissione e la modifica dei dati e di un’interfaccia di consultazione dei dati locali tramite browser Web.
Varato alla fine del 2003, oggi 90 Archivi di Stato su 101 hanno adottato SIAS e di questi 88 sono sul Web.
Il SIAS consente di gestire tutti i processi connessi alla
- conservazione degli archivi
- fruizione da parte degli utenti nelle sale di studio e sul Web del patrimonio documentario
- programmazione di interventi di riordinamento, inventariazione e riproduzione digitale dei documenti.
Nell’intento di agevolare il lavoro degli istituti sono stati prodotti e diffusi:
- Manuale d’uso del programma gestionale, un vero e proprio help all’uso del software, redatto però da archivisti e non da informatici
- Linee guida alla descrizione e gestione del patrimonio documentario, che oltre a sostenere gli utenti nell’uso del software, guidano nell’applicazione delle norme ISAD(G), ISAAR(CPF) e di quelle redazionali della Guida Generale, ponendo l’accento sul rigore della qualità informativa dei dati anche nella loro rappresentazione formale.
il SIAS permette inoltre di:
• monitorare la consistenza dei fondi
• effettuarne la valutazione finanziaria
• registrarne la disposizione nei depositi
• registrare le nuove acquisizioni in tempo reale
SIAS offre all’utente:
– un’informazione più o meno analitica a seconda del livello di conoscenza del patrimonio al quale i singoli istituti sono effettivamente pervenuti, evitando così ogni forzatura e astrazione
– un’informazione che può giungere fino al livello delle singole unità documentarie, grazie alla presenza del modulo per gli inventari on-line
– la descrizione analitica di tipologie documentarie particolari come le pergamene e i sigilli , grazie alla presenza di schede inventariali apposite.
– la possibilità in alcuni casi di visualizzare l’oggetto descritto, fornendo così all’utente web un formidabile mezzo di indagine su una documentazione di norma riservata agli specialisti.
– L’utilizzo delle schede speciali consente che la riproduzione digitale dei documenti descritti non produca delle immagini “mute”, ma collegate a una scheda descrittiva ampia, che offre all’utente la possibilità di più itinerari di ricerca per arrivare all’immagine stessa e comprenderne le potenzialità storiche.
– Infatti in SIAS sono stati utilizzati i MAG solo per connettere le immagini alla scheda inventariale dell’oggetto analogico e per dare le caratteristiche tecniche dell’immagine stessa, mentre il vero metadato descrittivo è la scheda inventariale
– Infine, in attesa di un modulo inventariale specifico per i catasti, la cartografia e il materiale grafico tout court, la scheda inventariale base può essere usata per la descrizione di tale materiale, consentendo l’utilizzazione di migliaia di immagini già prodotte dagli istituti e restituendo in tal modo il loro contesto storico e di ricerca sul web.
Alcuni dati relativi a SIAS aggiornati al 2014: 90 Archivi di Stato
30 Sezioni di Archivi di Stato 250 Postazioni di lavoro 1050 Pagine di Linee Guida e Manuali 200 Interventi formativi
15.599 Soggetti produttori
138.186 Complessi documentari
80.999 Pergamene e sigilli
16.269 Strumenti di ricerca
573.487 Schede inventari base
164.671 Immagini
