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25 febbraio 2015

Manuale per la progettazione di interventi archivistici della Provincia autonoma di Trento

E’ stato approvato con provvedimento della  Giunta Provinciale di Trento (delibera n. 2274 del 5.12.2014)  il  "Manuale per la progettazione di interventi di riordino e inventarazione di archivi".

Questo strumento, già in uso da tempo presso la Soprintendenza provinciale competente in materia di archivi, presenta indicazioni dettagliate sulle modalità di preventivazione degli incarichi da affidare a ditte esterne mediante confronto concorrenziale, concentrandosi sui tempi medi previsti per le singole operazioni che compongono l'intervento.
Il lavoro è frutto dell’elaborazione collegiale dei funzionari archivisti della Soprintendenza per i beni culturali della Provincia di Trento, che in tre diverse fasi fra il 2008 e il 2014 hanno definito, validato, integrato e rivisto il presente documento.
Nella prima fase (2008-2009) il gruppo di lavoro - che era composto da Stefania Franzoi, coordinatore; Roberta Giovanna Arcaini, Fiammetta Baldo, Paola Tavelli, Ugo Pistoia e, limitatamente all’anno 2008, Silvio Devigili - ha impostato lo schema concettuale del tariffario, elaborando una suddivisione in fasi dell’intervento di ordinamento e inventariazione e approfondendo la parte relativa al trattamento delle diverse unità archivistiche. L’attenzione si è concentrata particolarmente sulla descrizione delle varie attività richieste, sulla definizione dei tempi standard previsti e sull’individuazione di eventuali fattori di aumento/diminuzione dei tempi standard.
Per la fase di ordinamento e schedatura delle unità archivistiche sono poi stati analizzati separatamente atti singoli (pergamene, documenti del periodo comunitario, delibere), registri (suddividendoli su base cronologica: ante 1810, 1810-1923, post 1923) e carteggio. Per ogni tipo di unità sono state enunciate le operazioni da svolgere e i dati da inserire nel sistema AST, nonché le peculiarità connesse a tipologie documentarie specifiche, a loro volta correlate alla tipologia di archivio di appartenenza.
Nella seconda fase (2009-2010) il medesimo gruppo di lavoro ha concretamente sperimentato i nuovi criteri di valutazione, applicandoli via via agli interventi di ordinamento e inventariazione programmati. Il riscontro fornito dai dati effettivi, confrontati con quelli risultanti dall’applicazione del metodo tradizionale, ha permesso sia di apportare modifiche e integrazioni al tariffario (es. inserendo la tipologia “delibera”), sia di constatarne la sostanziale affidabilità, flessibilità e adeguatezza.
Il documento è stato inoltre completato con una nota sulla compilazione delle schede diverse dall’unità, con la descrizione delle operazioni e dei tempi previsti per l’importazione da Sesamo2000 ad AST e con l'indicazione delle professionalità e delle prestazioni richieste e delle tariffe corrisposte.
Nella terza fase (2013) il gruppo di lavoro, composto da Stefania Franzoi, coordinatore; Roberta Giovanna Arcaini, Fiammetta Baldo, Lidia Bertagnolli, Carlo Bortoli, Judith Boschi, Alessandro Cont, Livio Cristofolini, Paola Tavelli, Ugo Pistoia, ha effettuato un’ulteriore revisione delle operazioni descritte e dei relativi tempi previsti.
Infine nel maggio 2014 il documento è stato integrato con una specifica parte dedicata agli archivi di deposito, redatta da Judith Boschi con la collaborazione di Isabella Bolognesi.
L’intero strumento tariffario si basa sul concetto di “tempo standard”, da intendere come tempo necessario per eseguire un’operazione in una situazione media, individuata sulla base dell’esperienza concreta maturata dai funzionari del gruppo di lavoro.
I fattori di scostamento, in aumento o in diminuzione, sono stati anch’essi selezionati sulla base di un’ampia casistica fornita dai componenti del gruppo, e si sono rivelati pressoché esaustivi alla prova dei fatti.
L’applicazione di un qualsiasi fattore di scostamento peraltro non può essere in alcun modo obbligatoria e automatica, ma, al contrario, dipende sempre e comunque dalla valutazione tecnico-scientifica del funzionario, che di volta in volta, sulla base del bagaglio di conoscenze teoriche, competenze pratiche ed esperienze pregresse, deciderà consapevolmente e sulla base di fondate ragioni se attenersi ai tempi standard o se, e in quale misura, utilizzare le possibilità di variazione prospettate dal tariffario.
Ogni percentuale di aumento e diminuzione deve essere sempre calcolata a partire dal tempo standard.
La percentuale (ovvero il tempo) indicata per ogni fattore di scostamento deve intendersi come limite massimo applicabile: dunque ogni fattore potrà essere impiegato nella misura ritenuta opportuna dal funzionario.

 

Fonte

istituto centrale per gli archivi - icar

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